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項(xiàng)目管理中幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制的指導(dǎo)意見
發(fā)布時(shí)間：2011-09-23 作者：本站整理 來源：財(cái)務(wù)資金部 分享到：
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為了貫徹落實(shí)“管理年、效益年”的工作主題，進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范工程項(xiàng)目管理，根據(jù)集團(tuán)公司相關(guān)管理制度，結(jié)合工程項(xiàng)目管理實(shí)際，現(xiàn)就項(xiàng)目管理中有關(guān)過程成本控制等幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的程序及要求提出如下指導(dǎo)意見。
一、施工過程成本控制
各工程項(xiàng)目全面推行合同 “歸口管理、歸口結(jié)算”，前移成本控制關(guān)口，讓“成本數(shù)據(jù)”能夠真正起到指導(dǎo)過程成本管理的作用。
1、工程項(xiàng)目合同部是項(xiàng)目的成本控制中心，財(cái)務(wù)部是項(xiàng)目的成本核算中心，工程部、機(jī)材部等相關(guān)業(yè)務(wù)部門是過程管理責(zé)任中心，各部門應(yīng)形成“責(zé)任明確、業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)、相互配合、有機(jī)銜接”的工作機(jī)制。
2、項(xiàng)目開工前，工程部根據(jù)工程情況合理劃分施工管理單元，以書面形式下發(fā)合同部、財(cái)務(wù)部及相關(guān)部門，以便各部門在施工過程中根據(jù)施工管理單元?dú)w集工、料、機(jī)費(fèi)用消耗情況。
3、合同部在做好對(duì)業(yè)主的計(jì)量支付同時(shí)，負(fù)責(zé)各類施工合同、臨時(shí)用工結(jié)算，各種材料采購(gòu)及攤銷、售料、機(jī)械租費(fèi)賃費(fèi)等組成工程直接成本的費(fèi)用結(jié)算。財(cái)務(wù)部只受理合同部出具的結(jié)算單。
4、每月月末，合同部根據(jù)各部門提供的施工管理單元費(fèi)用消耗情況進(jìn)行成本歸集，比較本月實(shí)際消耗成本與目標(biāo)消耗成本差異，詳細(xì)分析工、料、機(jī)成本超支原因(如材料費(fèi)超支是“量超”,還是“價(jià)差”，超額數(shù)量及產(chǎn)生的環(huán)節(jié)等)。
二、合同管理
1、合同的簽訂與管理
(1)合同管理機(jī)構(gòu)：各分公司成立合同管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)審定、監(jiān)督項(xiàng)目合同的簽訂；項(xiàng)目部成立合同審核小組，負(fù)責(zé)審核項(xiàng)目工程分包、勞務(wù)承包、材料采購(gòu)、機(jī)械租賃、臨時(shí)用地等所有經(jīng)濟(jì)合同。分公司合同管理委員會(huì)由分公司主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。工程項(xiàng)目合同審核小組由項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)、合同、財(cái)務(wù)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。
(2)合同簽訂流程：
(3)合同簽署：合同雙方除在最后代表欄簽字外，對(duì)每一頁都要小簽并加蓋騎縫章，合同訴訟管轄地應(yīng)約定為“集團(tuán)公司法人所在地人民法院”。合同末頁注明合同簽訂或生效日期。
(4)特殊事項(xiàng)說明：個(gè)別特殊合同審簽單上應(yīng)附合同簽訂時(shí)的情況說明(如對(duì)下屬施工隊(duì)分部分項(xiàng)工程承包單價(jià)高于業(yè)主計(jì)量單價(jià)的)，審簽單附于原始合同上留存合同部。
(5)合同編號(hào)：合同應(yīng)按工程合同、材料采購(gòu)合同、機(jī)械租賃合同、其它合同分類，按《工程項(xiàng)目合同管理辦法》規(guī)定格式統(tǒng)一編號(hào)。合同部和財(cái)務(wù)部應(yīng)建立合同臺(tái)賬(內(nèi)容包括對(duì)方單位、標(biāo)的、單價(jià)、簽訂及終止日期、履約程度等)，合同部臺(tái)賬應(yīng)保存電子和手工兩份，保證合同的嚴(yán)肅性。
(6)合同簽訂人: 與個(gè)人簽訂合同應(yīng)附對(duì)方身份證復(fù)印件，合同相對(duì)方為兩人以上的，代表人簽訂時(shí)須有其余人員授權(quán)委托。合同相對(duì)方為法人的，應(yīng)附加蓋公章的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件，代理人簽訂時(shí)必須經(jīng)法人代表授權(quán)。相關(guān)證明文件和授權(quán)書作為合同附件一并留存合同部。
(7)合同存檔：合同簽訂后原件在財(cái)務(wù)部、合同部同時(shí)備案，主辦部門留存復(fù)印件。
2、合同的執(zhí)行與終止
(1)合同結(jié)算：結(jié)算時(shí)合同相對(duì)人在用工單、工程量計(jì)算單、機(jī)械租費(fèi)結(jié)算清單等原始結(jié)算單據(jù)及正式結(jié)算單上簽字確認(rèn)。
(2)合同執(zhí)行過程控制：工程部、機(jī)材部、合同部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員要全面熟悉合同條款(如工程分包、勞務(wù)承包合同簽訂時(shí)，有關(guān)材料、機(jī)械供應(yīng)及費(fèi)用承擔(dān)等合同條款各部門要協(xié)商一致，合同附件中應(yīng)包括材料供應(yīng)、機(jī)械臺(tái)班價(jià)格詳表)。
(3)合同的變更與索賠：變更、索賠工程項(xiàng)目應(yīng)注意施工過程中完善簽認(rèn)手續(xù)，要求監(jiān)理、業(yè)主相關(guān)人員書面確認(rèn)變更、索賠意向，及時(shí)進(jìn)行中期計(jì)量，盡量避免施工結(jié)束再申報(bào)變更項(xiàng)目的做法。
(4)分部分項(xiàng)工程承包合同:向外分包的工程，施工前應(yīng)明確工程內(nèi)容和數(shù)量，堅(jiān)持 “先定價(jià)、后施工”的原則，不得采取按業(yè)主最終定價(jià)“抽取管理費(fèi)”的結(jié)算方式，防止發(fā)生糾紛。
(5)合同的終止：分部分項(xiàng)工程完工后，相關(guān)部門組織進(jìn)行完工結(jié)算。完工結(jié)算時(shí)應(yīng)按一定比例扣留質(zhì)量保留金和風(fēng)險(xiǎn)金。合同終止結(jié)算時(shí)應(yīng)要求對(duì)方在完工結(jié)算單和原始合同上簽署“所有款項(xiàng)全部結(jié)算完畢，無任何經(jīng)濟(jì)糾紛”字樣。
三、機(jī)械材料管理
1、材料管理：
大宗材料應(yīng)采用計(jì)劃成本法核算，計(jì)劃單價(jià)在施工過程中保持不變。計(jì)劃單價(jià)可按投標(biāo)材料單價(jià)確定，也可按施工進(jìn)場(chǎng)時(shí)材料采購(gòu)價(jià)格確定。采用計(jì)劃成本法核算，應(yīng)按核算期結(jié)轉(zhuǎn)分配材料成本差異，將計(jì)劃成本調(diào)整為實(shí)際成本。
材料管理要著重抓好采購(gòu)、驗(yàn)收、攤銷和盤點(diǎn)幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
(1)采購(gòu)：大宗材料采購(gòu)可采用招標(biāo)、議標(biāo)或?qū)嵉厍⒄劮绞剑少?gòu)過程必須透明，以降低采購(gòu)價(jià)格為目的。
(2)材料點(diǎn)收：機(jī)材部材料點(diǎn)收單下應(yīng)附磅單或原始收料單，財(cái)務(wù)部復(fù)核數(shù)量后作為原始憑證留存。
(3)材料攤銷：材料攤銷采用實(shí)際攤銷法(拌合場(chǎng)磅單按試驗(yàn)配合比換算各類材料攤銷數(shù)量)，計(jì)入相應(yīng)施工管理單元材料費(fèi)成本項(xiàng)下。同時(shí)按月和工程設(shè)計(jì)理論使用量比較，分析材料節(jié)超原因，堵塞材料管理漏洞。
2、機(jī)械管理
(1)機(jī)械使用費(fèi)應(yīng)逐步實(shí)行量化控制。工程部、合同部按施工隊(duì)完成工程量確定機(jī)械費(fèi)控制指標(biāo)，并在分包合同中對(duì)機(jī)械費(fèi)控制指標(biāo)、結(jié)算方式予以明確，從源頭上控制機(jī)械費(fèi)。亦可將機(jī)械費(fèi)直接包含在施工隊(duì)承包單價(jià)中，或者實(shí)行機(jī)械費(fèi)與機(jī)械管理人員、現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)員績(jī)效掛鉤的方式，降低“隱性管理成本”。
(2)建立健全設(shè)備進(jìn)出場(chǎng)、調(diào)配等管理資料，細(xì)化設(shè)備原始運(yùn)轉(zhuǎn)記錄。機(jī)械駕駛?cè)藛T逐日填寫工作內(nèi)容、施工部位等記錄，施工隊(duì)負(fù)責(zé)人或現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)員每日審簽運(yùn)轉(zhuǎn)記錄。機(jī)械管理人員每月25日統(tǒng)計(jì)核算本月機(jī)械使用臺(tái)班數(shù)量和費(fèi)用，按施工管理單元?dú)w集機(jī)械費(fèi)成本。
(3)加強(qiáng)過程控制，提高設(shè)備利用率。項(xiàng)目在簽訂租賃合同時(shí)應(yīng)明確冬季、雨季、設(shè)備維修期及停工間隙機(jī)械費(fèi)計(jì)價(jià)方式，盡量縮短設(shè)備租賃時(shí)間，提高設(shè)備利用率。
(4)提高設(shè)備使用功效、降低機(jī)械使用成本。項(xiàng)目機(jī)械管理人員應(yīng)對(duì)外租機(jī)械油耗情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)核算，及時(shí)清退油耗較高的機(jī)械，千方百計(jì)降低機(jī)械使用費(fèi)。
四、財(cái)務(wù)管理
各項(xiàng)目應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、資金管控、報(bào)表編制、信息上報(bào)的規(guī)定，財(cái)務(wù)人員要主動(dòng)工作、大膽管理，夯實(shí)基礎(chǔ)、溝通協(xié)調(diào)，“記好帳、管好錢、把好關(guān)、服好務(wù)”，圍繞項(xiàng)目整體目標(biāo)出點(diǎn)子、想辦法，努力實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)預(yù)定管理目標(biāo)。
1、各項(xiàng)目應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行資金計(jì)劃審批制度
各項(xiàng)目在收到業(yè)主款項(xiàng)后，應(yīng)根據(jù)外欠款項(xiàng)類別、金額及資金支付輕重緩急合理編制資金計(jì)劃，由項(xiàng)目經(jīng)理部和分公司負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人分別簽署意見后上報(bào)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)資金部，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在計(jì)劃控制范圍內(nèi)支付和使用。
2、財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)核對(duì)往來賬務(wù)
財(cái)務(wù)人員按月同材料會(huì)計(jì)、庫工、工程部、合同部等相關(guān)部門及內(nèi)部其他單位核對(duì)往來賬務(wù)，夯實(shí)工程成本。
3、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人每月向項(xiàng)目經(jīng)理提供外欠人工、材料、機(jī)械使用費(fèi)、合同結(jié)算支付情況的“動(dòng)態(tài)詳表”。加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)合同管理、結(jié)算支付的監(jiān)督職能。
4、財(cái)務(wù)管理要做到“管理關(guān)口前移，核算不留隱患”。財(cái)務(wù)人員要掌握材料庫存、機(jī)械使用和各個(gè)工作面的進(jìn)展情況，每月和材料供應(yīng)商、機(jī)械租賃商、下屬施工隊(duì)及相關(guān)往來單位核對(duì)賬務(wù)，并留存對(duì)賬記錄。最后一次付款時(shí)，要求對(duì)方在原始合同和付款單據(jù)上書寫“款項(xiàng)全部付清，無任何經(jīng)濟(jì)糾紛”字樣。
五、人員管理
1、人員、社保信息化管理
(1)項(xiàng)目部應(yīng)建立人員信息卡(電子版和手工版),對(duì)人員實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。信息卡上除載明人員基本情況外，及時(shí)更新人員獎(jiǎng)懲、任職期間表現(xiàn)、工資、晉升等動(dòng)態(tài)信息。
(2)項(xiàng)目部應(yīng)建立人員社保金臺(tái)賬。個(gè)人部分在當(dāng)月工資中扣除，單位部分按月計(jì)提，及時(shí)、足額上繳分公司、集團(tuán)公司。
2、勞動(dòng)用工管理
(1)項(xiàng)目部應(yīng)和臨時(shí)聘用人員簽訂以完成一定任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同。加強(qiáng)對(duì)外包隊(duì)伍人員管理，采取銀行直接打卡或現(xiàn)金發(fā)放工資的方式，監(jiān)督“中間承包人”及時(shí)、足額發(fā)放農(nóng)民工工資。
(2)項(xiàng)目應(yīng)加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)工人的管理，篩選、培養(yǎng)各崗位技術(shù)骨干。同時(shí)積極引入和培育外部施工力量。
3、安全生產(chǎn)管理
(1)各項(xiàng)目應(yīng)按照集團(tuán)公司要求提取安全生產(chǎn)費(fèi)用，項(xiàng)目專職安全員負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)費(fèi)用臺(tái)賬的設(shè)立和管理。安全生產(chǎn)費(fèi)用為中標(biāo)工程量清單中該項(xiàng)定額，清單未明確時(shí)按有效中標(biāo)價(jià)總額(不含安全生產(chǎn)費(fèi)及建筑工程一切險(xiǎn)及第三者責(zé)任險(xiǎn)的保險(xiǎn)費(fèi))的1%提取。安全生產(chǎn)費(fèi)用應(yīng)用于施工安全防護(hù)用具及設(shè)施的采購(gòu)和更新、安全施工措施的落實(shí)、安全生產(chǎn)條件的改善，不得挪作他用。
(2)各項(xiàng)目應(yīng)為參建人員辦理人身意外傷害保險(xiǎn)。
六、辦公文件、印章和資料管理
1、公文處理程序
(1)項(xiàng)目部各類公文由辦公室統(tǒng)一收文，統(tǒng)一編號(hào)，統(tǒng)一處理。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后，相關(guān)部門傳閱辦理，原件留存辦公室，經(jīng)辦人員應(yīng)將處理結(jié)果紀(jì)錄在公文處理單上。
(2)相關(guān)部門使用文件可在辦公室復(fù)印或辦理有關(guān)手續(xù)借閱。
(3)辦公室指定專人每天查閱通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送的文件，按公文處理程序傳遞辦理。
2、資料管理
(1)所有文件、會(huì)議紀(jì)要原件統(tǒng)一由辦公室管理。項(xiàng)目結(jié)束后分類歸檔到分公司檔案室。
(2)所有財(cái)務(wù)資料統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部管理。項(xiàng)目結(jié)束、內(nèi)外結(jié)算基本終結(jié)后，原項(xiàng)目財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、合同文件等財(cái)務(wù)資料書面移交分公司財(cái)務(wù)部，移交單上應(yīng)詳細(xì)列明項(xiàng)目外欠工料機(jī)款項(xiàng)，業(yè)主中期計(jì)量、變更、索賠進(jìn)展情況，項(xiàng)目待決訴訟等重大事項(xiàng)。
(3)所有合同、計(jì)量結(jié)算資料統(tǒng)一由合同部管理。項(xiàng)目結(jié)束后分類歸檔到分公司工程管理部。
3、印章管理
項(xiàng)目公章管理應(yīng)建立用印登記簿，詳細(xì)寫明用印內(nèi)容、份數(shù)、經(jīng)辦人、審批人、蓋章人。嚴(yán)禁任何部門和個(gè)人在空白合同文本上蓋章，合同簽訂時(shí)原則上應(yīng)先由對(duì)方簽字蓋章，嚴(yán)禁我方簽字蓋章后以傳真、信函的形式交對(duì)方簽字蓋章。如有特殊情況，須經(jīng)上級(jí)監(jiān)管單位總經(jīng)理批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管。
上述項(xiàng)目管理中的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)及相關(guān)業(yè)務(wù)程序是對(duì)工程項(xiàng)目管理及合同、施工設(shè)備、材料、設(shè)備租賃等管理辦法的明確和細(xì)化，實(shí)施中的具體問題由集團(tuán)公司各職能部門與基層單位、工程項(xiàng)目對(duì)口協(xié)調(diào)解決。
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