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對(duì)強(qiáng)化電子文件檔案管理的思考
發(fā)布時(shí)間：2011-09-02     作者：裴玉蘭       來源：本站整理      分享到：
摘?要 文件和檔案是構(gòu)成國家信息資源的基本要素和重要成份。隨著信息時(shí)代的來臨，檔案工作也正發(fā)生著一場巨大的變革，而這場變革首先是由電子文件大量生成而引起的。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)行檔案信息的管理和檔案信息的傳輸，努力強(qiáng)化電子文件檔案管理工作，已成為文檔戰(zhàn)線必須認(rèn)真思考和急待解決的問題。
文件和檔案是構(gòu)成信息資源的基本要素和重要成份。隨著信息時(shí)代的來臨，辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，各企事業(yè)單位保存的紙質(zhì)檔案材料的不斷增多，傳統(tǒng)的、單一的載體控制在文件管理中顯得力不從心，這就要求我們將不同表現(xiàn)形式的紙質(zhì)檔案信息，通過計(jì)算機(jī)的錄入、掃描、刻錄等多種形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展為我們提供的良好環(huán)境和條件，進(jìn)行檔案信息的管理和檔案信息的傳輸，所以我們必須努力強(qiáng)化電子文件檔案管理工作。如何推進(jìn)電子文件歸檔工作已成為文檔戰(zhàn)線必須認(rèn)真思考和急待解決的問題
1 使用和管理電子文檔中遇到的困難與障礙
由于電子文件的特殊屬性和表現(xiàn)形式不同于紙質(zhì)文件，以它的特殊性，在電子文件檔案的歸檔和管理工作中也有著諸多障礙、難題。
1.1思想觀念障礙
由于檔案工作傳統(tǒng)的手工管理手段和固定管理模式由來已久，因此檔案管理者頭腦中形成的許多傳統(tǒng)的思維管理方式，必然阻礙對(duì)電子文檔等新技術(shù)產(chǎn)物的接受程度。加之電子文件歸檔與紙質(zhì)文件相比是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作；由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。有的甚至認(rèn)為電子文件不用歸檔，認(rèn)為磁介質(zhì)載體只是形成文件自動(dòng)化的臨時(shí)過度性載體，不能直接歸檔；或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作。
1.2電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，存在著控制手段的障礙
文件是一個(gè)單位行使其職能和權(quán)力的象征，大部分文件都有很強(qiáng)的權(quán)威性，而制發(fā)過程特別是簽發(fā)手續(xù)均有嚴(yán)格的規(guī)定和控制。而電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，文件的修改、核對(duì)等必備的環(huán)節(jié)難以在最后成稿的電子文件中體現(xiàn)，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難，造成責(zé)任不清。這種易被修改性也使得電子文件的法律效力大大削弱，也與檔案的真實(shí)性與憑證屬性不符。
目前電子文件的簽署技術(shù)尚不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。因此，由于對(duì)電子文件的控制手段和技術(shù)還尚未完善，也阻礙了電子文件歸檔和電子檔案管理的開展和實(shí)施。
1.3電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”， 電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息損失。也就是說一份文件可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分其中哪個(gè)是“原件”和“復(fù)制件”，無法通過載體來判定這份電子文件的原始性，這也是檔案工作者所面臨的挑戰(zhàn)。
1.4電子檔案管理的困難性
電子文檔與現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案在保管條件上有很大差別，主要體現(xiàn)在保管環(huán)境、保管條件、保管設(shè)備和管理辦法等方面，盡管電子文檔實(shí)體比紙質(zhì)檔案的體積大大縮小，但對(duì)保管要求卻高得多。一是對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形式、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)，就無法對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理，更無法達(dá)到長期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴(yán)肅性，無法實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施長期保存電子檔案，使企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)記錄遭受損失。所以，我們不能盲目地認(rèn)為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機(jī)械地認(rèn)為凡是懂得電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程人員，都可以管理電子檔案。
??? 另外，紙質(zhì)檔案正處在向電子檔案過渡的適應(yīng)時(shí)期，保存電子文檔，也要同時(shí)保存相應(yīng)的紙質(zhì)文件，這需要很多的人力物力，覺得得不償失，存在著等靠思想。從心理上對(duì)電子檔案的管理和利用有著一定程度的排斥性。 ?
2 解決存在問題的思路與對(duì)策
2.1 要轉(zhuǎn)變觀念，接受新技術(shù)，以人為本，鍛造復(fù)合型文檔管理人才資源
電子檔案管理，實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理。要求檔案專業(yè)人員必須成為既能從事現(xiàn)代文書的處理和檔案的管理，又能從事檔案、圖書、情報(bào)等綜合信息的管理。要求管理人員既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等，只有提高自身“含金量”，才能適應(yīng)文檔工作的需要和文檔事業(yè)的發(fā)展要求。
具體到各單位可以采取以下方法：依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理人員為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。
2.2 確定文檔一體化的管理模式，加強(qiáng)電子文件的形成與積累、整理與處理工作。電子文檔的推行必然要加快文檔一體化的進(jìn)程，電子文件和電子檔案的界限日趨模糊，電子文件的收集積累應(yīng)貫穿于公文處理和科技工作的整個(gè)過程。檔案工作要從文件工作抓起，提前介入到文件的生成過程中。早在20世紀(jì)40年代作為文件生命周期理論創(chuàng)始人之一的美國檔案學(xué)者菲利普.C.布魯克斯就認(rèn)為檔案工作者應(yīng)對(duì)文件的產(chǎn)生和管理給予更多的關(guān)注，應(yīng)更加重視文件的概念來源、文件的形成過程和背景，這正是尊重和體現(xiàn)了檔案界提出的“新來源原則”和“前端控制”思想。在實(shí)際工作中，檔案工作者應(yīng)該按照本單位的實(shí)際情況，將檔案工作的具體要求提前嵌入到文件管理系統(tǒng)當(dāng)中，對(duì)電子文件進(jìn)行分類、排序，通過分類、標(biāo)引、組合、編號(hào)，使其處于有序狀態(tài)，從而使全部電子文件形成一個(gè)有機(jī)的整體。
2.3“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡化合一的可能性
?目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它將與紙質(zhì)檔案并存很長時(shí)間。但從長遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。另外電子檔案無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
3 結(jié)束語
檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化，是檔案工作中的一個(gè)新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個(gè)新生事物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，而且極大地提高了工作效率，隨著現(xiàn)化化進(jìn)程的不斷深入、檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用。
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