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淺談人力資源信息化管理
發(fā)布時(shí)間：2012-05-25 作者：何福來(lái) 來(lái)源：第三工程公司 分享到：
信息化是現(xiàn)代管理的熱點(diǎn)，也是現(xiàn)代管理的期盼，集團(tuán)公司提出要啟動(dòng)實(shí)施包括人力資源管理在內(nèi)的信息化系統(tǒng)建設(shè)，這在公司發(fā)展歷程上應(yīng)該是重要的一筆。筆者作為人力資源專業(yè)畢業(yè)生，在學(xué)校有幸接觸到了ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）和SAP系統(tǒng)等現(xiàn)代信息化管理軟件和思想，以下我就eHR(人力資源管理信息化)在企業(yè)管理中的應(yīng)用做以分析，希望能引起同志們對(duì)信息化管理的興趣，有助于推進(jìn)公司信息化建設(shè)，并與大家探討和交流。
一、eHR在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作中的應(yīng)用
人力資源的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作主要有：招聘管理、培訓(xùn)管理、績(jī)效管理、薪酬管理、勞動(dòng)關(guān)系管理、人力資源規(guī)劃管理。這些工作很繁瑣，有大量的資料需要保存、維護(hù)。比如在考勤方面，人工考勤需要專門人員執(zhí)行，記錄、匯總?cè)藛T出勤等信息，這些過(guò)程復(fù)雜而且很容易出現(xiàn)誤差。信息化的人力資源管理可以很好地解決這些問(wèn)題，考勤將變得簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)化。在完成考勤后工作后，工資造表也是基礎(chǔ)性人力資源管理的一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作。在企業(yè)人員較少的情況下，工資造表相對(duì)簡(jiǎn)單，但是如果幾千人甚至上萬(wàn)人的話，傳統(tǒng)的工資造表方式將顯得力不從心，而信息化的人力資源管理可以在很短時(shí)間內(nèi)完成大量數(shù)據(jù)匯總和工資造表，其優(yōu)點(diǎn)是快速、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)化、易形成報(bào)表，可以節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力。最重要的是工資查詢將變得簡(jiǎn)單、方便，條件允許的話，員工可以自助查詢自己的工資及相關(guān)信息。現(xiàn)代企業(yè)存在一個(gè)普遍的情況是人員流動(dòng)性大，人員變更頻繁，而傳統(tǒng)的人力資源管理想得到這些信息需要人力資源專員進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和統(tǒng)計(jì)，然后再將匯總信息上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。在信息化人力資源管理里，人事部門通過(guò)專門渠道可以很簡(jiǎn)單地獲取信息并匯總、上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，信息傳遞快速、準(zhǔn)確。傳統(tǒng)的人力資源基礎(chǔ)性工作有很多資料和檔案需要分析和存檔，比如員工信息、培訓(xùn)檔案、勞動(dòng)合同檔案等，這些檔案對(duì)公司來(lái)說(shuō)非常重要，一般都是紙質(zhì)形式的，存檔需要非常小心，專門保管。人力資源管理信息化后，這些檔案可以保存在電腦里面，通過(guò)專門渠道查詢起來(lái)非常方便，當(dāng)勞動(dòng)合同到期時(shí)可以自動(dòng)提醒續(xù)簽或者解除作廢等，需要了解員工信息時(shí)，也非常方便和簡(jiǎn)單。總之，信息化的人力資源管理可以大幅減輕人力資源管理的基礎(chǔ)性工作壓力，最重要的是人力資源信息將變得標(biāo)準(zhǔn)、簡(jiǎn)單、明了、易查詢等。
二、eHR在人力資源規(guī)劃和戰(zhàn)略中的應(yīng)用
人力資源規(guī)劃和戰(zhàn)略是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，它以企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略為指導(dǎo)，以全面核查現(xiàn)有人力資源、分析企業(yè)內(nèi)外部條件為基礎(chǔ)，以預(yù)測(cè)組織對(duì)人員的未來(lái)供需為切入點(diǎn)，內(nèi)容包括晉升規(guī)劃、補(bǔ)充規(guī)劃、培訓(xùn)開發(fā)規(guī)劃、人員調(diào)配規(guī)劃、工資規(guī)劃等，基本涵蓋了人力資源的各項(xiàng)管理工作，它還通過(guò)人事政策的制定對(duì)人力資源管理活動(dòng)產(chǎn)生持續(xù)和重要的影響。傳統(tǒng)的人力資源規(guī)劃和戰(zhàn)略在很大程度上受人為因素影響比較大，因?yàn)楦邔庸芾碚邔?duì)人力資源數(shù)據(jù)和信息了解不全面、不準(zhǔn)確，而且信息在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)了誤差，這就造成管理者的誤判和混淆，給企業(yè)發(fā)展增加了很多不確定因素。在信息化的人力資源管理里，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、全面，匯總起來(lái)簡(jiǎn)單，可以很方便地形成人員供需規(guī)劃、培訓(xùn)規(guī)劃、晉升規(guī)劃、工資規(guī)劃等報(bào)表。比如要分析哪些人需要培訓(xùn)，培訓(xùn)什么內(nèi)容，可以通過(guò)分析人員培訓(xùn)記錄數(shù)據(jù)，找出所需要的信息，使培訓(xùn)的目標(biāo)更加清晰、明了，再根據(jù)這些數(shù)據(jù)制定相應(yīng)的方案加以實(shí)施，培訓(xùn)完成后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，了解培訓(xùn)的效果，而后進(jìn)行改善，形成一個(gè)良性循環(huán)。
三、eHR在企業(yè)管理和發(fā)展中的應(yīng)用
現(xiàn)今社會(huì)企業(yè)管理節(jié)奏加快、任務(wù)多、工作更艱巨，這對(duì)人力資源管理工作也提出了更高的要求，傳統(tǒng)的人力資源管理變得力不從心，特別是大型企業(yè)人力資源部下設(shè)許多的部門，但對(duì)公司發(fā)展起不了相應(yīng)作用。在解決這些問(wèn)題方面，信息化人力資源管理的優(yōu)越性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、準(zhǔn)確控制人工成本。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析匯總完成之后，公司管理層可以隨時(shí)得到人工費(fèi)用的報(bào)表，這些報(bào)表將以圖標(biāo)的形式呈現(xiàn)出來(lái)，管理層可以很清晰地查看到人工費(fèi)用的變化，從而制定相應(yīng)措施控制人工成本的上升。
2，增強(qiáng)員工的歸屬感。在人力資源信息變得全面、清晰、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，信息傳遞也變得簡(jiǎn)單迅速，管理層對(duì)員工的各種情況了如指掌，員工對(duì)管理層的意思理解也更為準(zhǔn)確，減少了管理層與員工之間的隔閡和阻礙。
3、樹立良好的企業(yè)文化，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力，促使企業(yè)與員工之間實(shí)現(xiàn)雙贏。
4、增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。現(xiàn)代社會(huì)人才對(duì)公司來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，通過(guò)信息化人力資源管理，企業(yè)可以挑選出合適的人才，并分配其合適的崗位，為公司發(fā)展做出相應(yīng)貢獻(xiàn)。
5、減少企業(yè)變革的成本。很多企業(yè)因?yàn)檗D(zhuǎn)型而倒閉，這其中有很多原因，比如資金、戰(zhàn)略等，當(dāng)然也少不了人力資源的因素。很多企業(yè)因?yàn)閷?duì)人員分析不全面，盲目地進(jìn)行變革，結(jié)果可想而知。在信息化的人力資源管理中，變革應(yīng)該是在全面分析人力資源狀況的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)方案，逐步改善和推進(jìn)變革，如此就減少了企業(yè)的變革風(fēng)險(xiǎn)和成本。
信息化管理即將迎來(lái)大發(fā)展的局面，人力資源也將變得日益重要，信息化也為人力資源管理創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境，這一切與時(shí)代的要求密切相關(guān)。在人力資源管理信息化的實(shí)施和推進(jìn)過(guò)程中，有大量細(xì)致的工作要做，對(duì)現(xiàn)有的制度和人員素質(zhì)也提出了更高的要求。
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