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試析建設(shè)項目檔案管理與企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)
發(fā)布時間：2018-06-19 作者：裴玉蘭 張拓 來源：辦公室 分享到：
5月25-27日，國家發(fā)展和改革委員會培訓(xùn)中心在西安舉辦了一期主題為《建設(shè)項目檔案管理與驗收暨企事業(yè)單位檔案管理及檔案信息化建設(shè)》的專題培訓(xùn)，本次培訓(xùn)由北京國信創(chuàng)新科技股份有限公司承辦。根據(jù)公司的安排，有幸參加了培訓(xùn)學(xué)習(xí)。
培訓(xùn)邀請國家檔案局特聘專家、中國人民大學(xué)宮曉東教授及檔案IT界資深專家季雪崗老師進(jìn)行授課。
宮教授和季老師在這次培訓(xùn)中立足新的管理理念，將企業(yè)和重大建設(shè)項目中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案和專門檔案等作為整體管理對象，在信息化、智能化、規(guī)范化和精細(xì)化的指導(dǎo)思想下進(jìn)行了深入淺出的講解，同時重點解讀了相關(guān)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與要求，這對于我們檔案管理人員進(jìn)一步掌握檔案工作基礎(chǔ)知識和基本技能，提高建設(shè)項目各參建單位檔案人員的業(yè)務(wù)能力，確保規(guī)范順利地通過建設(shè)項目檔案的驗收，幫助企事業(yè)單位科學(xué)建設(shè)檔案管理體系和檔案信息化工作幫助很大。
通過這次學(xué)習(xí)，感觸頗深，結(jié)合路橋集團(tuán)的實際情況，有些想法與大家共同探討：
一、目前施工企業(yè)檔案管理工作普遍存在的不足：
（一）對檔案管理工作重視程度有待進(jìn)一步提高。
檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理各方面持續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，將為公司各項綜合業(yè)務(wù)的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險將起到一定的必備作用。
目前，大部分施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是項目部領(lǐng)導(dǎo)普遍存在“重施工，輕檔案”的思想觀念。以工程檔案為例，工程項目檔案資料在整個單位檔案管理中占據(jù)著舉足輕重的地位，而大部分施工單位重工程建設(shè)，輕資料管理現(xiàn)象卻比較突出，認(rèn)為將具體施工工作做好才是關(guān)鍵，很少把檔案工作作為不可缺少的基礎(chǔ)性工作，將資金和大量精力投入到控制工程進(jìn)度、保證工程質(zhì)量、重視施工安全、縮減施工成本等工序上，導(dǎo)致檔案工作存在分管不真管、重收集輕保管、移交目錄不齊全、檔案人員配置不齊全的情況。
這種現(xiàn)象在我們公司的一些項目上也不同程度地存在。由于近年來我公司中標(biāo)項目較多，單位內(nèi)部人員調(diào)動較為頻繁，在工作交接過程中極易發(fā)生檔案丟失和內(nèi)容殘缺的現(xiàn)象，后期的管理人員對項目前期具體情況并不了解，導(dǎo)致檔案工作缺乏連續(xù)性和完整性，難免會造成各類資料的遺漏、不規(guī)范等問題的出現(xiàn)，歸檔不及時、不完整情況時有發(fā)生，對后期的調(diào)價索賠、工程資料移交等工作造成困難，檔案資料的品質(zhì)得不到保證。
（二）檔案管理模式及條件與現(xiàn)代企業(yè)管理有差距。
提高企業(yè)的科學(xué)管理水平是現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，檔案管理目前也由傳統(tǒng)的手工管理發(fā)展到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，企業(yè)對檔案的需求已由過去的單一需求轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案、現(xiàn)行文件、圖紙等檢索的綜合需求。檔案的提供利用也由單純的紙介質(zhì)文件到提供網(wǎng)上查閱、電子光盤利用等。這就給傳統(tǒng)的檔案管理理論和模式提出了新的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代信息化管理模式的轉(zhuǎn)變已刻不容緩。
以集團(tuán)公司為例，路橋集團(tuán)目前實行的是三級管理模式，集團(tuán)公司——分子公司——項目經(jīng)理部。做為一個擁有2300余名員工，10個子分公司，年承攬工程任務(wù)60多億，年平均在建項目70多個，完成施工產(chǎn)值 50億元的大中型企業(yè)，目前集團(tuán)公司機(jī)關(guān)總部只設(shè)立一個綜合檔案室和一個人事檔案室；各基層公司目前無專門檔案管理機(jī)構(gòu)，無專職檔案管理人員；分子公司及項目部配備的兼職人員也無相關(guān)專業(yè)背景、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)水平;受編制限制，檔案兼職人員也是身兼數(shù)職、一人多崗，不能安心做好檔案工作，這些都與實際管理需求相差甚遠(yuǎn)，根本不能實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索、標(biāo)準(zhǔn)化管理、信息的數(shù)字化建設(shè)。
面對集團(tuán)公司的快速發(fā)展和總承包特級資質(zhì)的申報要求，筆者認(rèn)為：集團(tuán)公司的檔案管理也應(yīng)該立足公司改革與發(fā)展的實際，實現(xiàn)檔案工作內(nèi)容、管理方法、管理模式、服務(wù)手段的不斷創(chuàng)新，從軟硬件建設(shè)和投入上下功夫，配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，以計算機(jī)技術(shù)為中心，配備（增加）相應(yīng)的專業(yè)檔案管理人員，通過計算機(jī)、工作站、終端設(shè)備、通信設(shè)備等來完成對于企業(yè)檔案的收集、整理、儲存等環(huán)節(jié)，將文書、工程、會計、資產(chǎn)等檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、開發(fā)，實現(xiàn)資源共用、共享，在檔案服務(wù)利用上向多層次、全方位發(fā)展，使企業(yè)檔案利用率最大化，進(jìn)一步提升企業(yè)的市場競爭力和發(fā)展?jié)摿Α?/span>
二、對于施工企業(yè)下一步檔案管理工作的幾點建議：
（一）夯實基礎(chǔ)，追趕超越，取得檔案工作新突破、新跨越。
目前大多數(shù)施工企業(yè)關(guān)于檔案管理工作雖然有各種各樣的辦法、制度，但是涉及到與時俱進(jìn)、提升管理檔次的卻很少，已明顯跟不上日新月異的發(fā)展速度和現(xiàn)代企業(yè)管理模式。以集團(tuán)公司為例，做為陜西“公路建設(shè)的主力軍、交通強省的先鋒隊”，路橋集團(tuán)近年來持續(xù)經(jīng)營轉(zhuǎn)型、改革攻堅，取得了令人矚目的成績，發(fā)展規(guī)模日益壯大，隨著總承包特級資質(zhì)的申報需求和分子公司資質(zhì)增項、升級的穩(wěn)步推進(jìn)，我們同時也急需考慮推進(jìn)檔案服務(wù)升級和分子公司成立自主的檔案管理機(jī)構(gòu)，將集團(tuán)公司檔案由一級管理變?yōu)槎壒芾?。建議以集團(tuán)公司申報總承包特級資質(zhì)為契機(jī)，采取請進(jìn)來、走出去的方式，在檔案資源建設(shè)上應(yīng)收盡收，在信息化建設(shè)上加大力度，在服務(wù)利用的理念上用活用足，緊盯檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)，緊扣集團(tuán)公司追趕超越，打造一流施工管理企業(yè)的發(fā)展主題，從檔案工作制度、基礎(chǔ)硬件建設(shè)、人員素質(zhì)提升等各個方面全面提高集團(tuán)公司檔案管理水平和規(guī)模，縮小與先進(jìn)單位之間的差距，順利推進(jìn)集團(tuán)公司總承包特級資質(zhì)的申報工作，為集團(tuán)公司高質(zhì)量發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。
(二)進(jìn)一步加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、強化施工企業(yè)全員檔案意識。
進(jìn)一步建立健全檔案工作各項管理規(guī)章制度，細(xì)化崗位責(zé)任，把檔案工作納入各企業(yè)年終目標(biāo)責(zé)任制考核。把檔案法規(guī)和檔案知識宣傳教育納入單位培訓(xùn)計劃，充分利用網(wǎng)頁平臺的優(yōu)勢，做好檔案工作宣傳和檔案業(yè)務(wù)交流，提高各級領(lǐng)導(dǎo)干部和員工的檔案意識。在檔案宣傳方面努力探索打造多平臺、多方式、多手段的宣傳模式，通過網(wǎng)絡(luò)、QQ群、微信公眾號等方式不斷擴(kuò)展檔案宣傳的廣度和深度，為企業(yè)檔案工作提供堅強的組織保障和人力保障，從而有效提升檔案管理水平。
?(三)加快檔案管理的信息化建設(shè)。
信息化管理是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。作為施工企業(yè)，工程檔案的管理尤為重要，要提高工程項目檔案管理工作的科學(xué)化水平，就有必要將施工工程檔案管理與信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，開發(fā)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)之間交流和互動的新型信息化管理軟件，利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行合理、有效的管理。堅持“服務(wù)為導(dǎo)向、需求為牽引、項目為基礎(chǔ)”的原則，推進(jìn)信息化建設(shè)，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，完善以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化體系，進(jìn)一步做好紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌并存的各項工作。在檔案載體形態(tài)向數(shù)字化形態(tài)變革中，適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，鼓勵在線歸檔、異地備份、安全利用的規(guī)范模板和運用模式，進(jìn)一步完善電子文件的歸檔管理，推進(jìn)電子檔案的移交和接收工作。項目實行總承包的，總承包單位負(fù)責(zé)項目總承包范圍內(nèi)項目文件的收集、整理和歸檔工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。各分包單位負(fù)責(zé)其分包部分文件的收集、整理，并提交總承包單位匯總，或在總包單位協(xié)調(diào)下直接向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔，并向本企業(yè)移交電子文件備存。逐步在公司實施“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”檔案管理工作的新局面。
(四) 做好檔案的具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
集團(tuán)公司檔案室應(yīng)認(rèn)真做好每年度機(jī)關(guān)文件歸檔指導(dǎo)及檔案接收、檢查和總結(jié)工作，確保歸檔文件收集齊全、整理規(guī)范；同時，積極幫助指導(dǎo)各子分公司做好室藏紙質(zhì)檔案和規(guī)范電子文件歸檔、接收工作。特別是在建立檔案工作提前介入公司重大活動、重大事件、重大工作機(jī)制、重大項目建設(shè)等方面，積極多溝通、想辦法。注重前端控制，建立切合實際的檔案管理工作流程，特別是對于工程檔案，資料收集工作一定要與施工進(jìn)度同步進(jìn)行，尤其是對大量原始設(shè)計變更、施工技術(shù)質(zhì)量檢驗、驗收評定等資料更要進(jìn)行細(xì)致的處理，現(xiàn)場收集，作好詳細(xì)、規(guī)范的記錄，對移交建設(shè)單位的施工資料注重備份保存，將電子文件副本備份集團(tuán)檔案室管理，改善檔案管理質(zhì)量，為集團(tuán)公司檔案管理工作提升管理檔次，擴(kuò)大管理規(guī)模增定力、添活力。
習(xí)近平總書記曾指出：“經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。目前，集團(tuán)公司正在進(jìn)行總承包特級資質(zhì)的申報工作，這對公司管理既是一次全面檢查，又是一次有力地促進(jìn)，檔案管理工作要抓住此次機(jī)遇，站在新的起點，針對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)攻堅克難，夯實基礎(chǔ)，補齊短板，助推其今后走上良性發(fā)展的軌道，為集團(tuán)公司檔案工作轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效打下堅實的基礎(chǔ)。
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陜西路橋集團(tuán)
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